PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een beveiligd Europees netwerk voor elektronische facturatie (= verzenden en ontvangen). Het wordt verplicht om BTW-fraude te bestrijden, administratieve lasten te verminderen en facturatieprocessen te moderniseren. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische BTW-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen via PEPPOL elektronisch versturen en kunnen ontvangen. BTW-plichtige bedrijven en organisaties moeten dus PEPPOL implementeren vóór 1 januari 2026.

Voor meer informatie, zie ook: 

PEPPOL.org

FOD Financiën België - PEPPOL verplichting 

e-Facturatie België

Alle Belgische BTW-plichtige ondernemingen moeten vanaf 1 januari 2026 elektronische facturen versturen en ontvangen via PEPPOL voor B2B-transacties. Dit geldt voor alle ondernemingen met een actief BTW-nummer, ongeacht de grootte - van eenmanszaken tot grote bedrijven, inclusief VZW's die BTW-plichtig zijn.  Ook kleine ondernemingen met KMO-vrijstelling, zelfstandigen in bijberoep, managementvennootschappen, vzw’s met btw-activiteiten, patrimoniumvennootschappen en dies meer, vallen onder deze verplichting zodra ze btw-plichtig zijn. 

E-facturatie via PEPPOL biedt vele voordelen: facturen worden 8 dagen sneller betaald, 20% tijdsbesparing op administratie, tot €9 besparing per factuur, minder fouten door automatische verwerking, verhoogde veiligheid tegen fraude, en betere cashflow voor uw onderneming.

✅ Snellere betalingen

✅ Minder fouten

✅ Verbeterde beveiliging

✅ Lagere administratieve kosten

✅ Automatische verwerking

Kleine ondernemingen, VZW's en managementvennootschappen met een BTW-nummer moeten ook elektronisch factureren via PEPPOL. Ook als u slechts enkele facturen per jaar maakt of in bijberoep werkt - zodra u factureert aan andere Belgische ondernemingen, bent u verplicht. Micro-ondernemingen krijgen uitstel tot 1 januari 2028. Let op! U bent vanaf 1/1/2026 ook verplicht om facturen van uw leveranciers elektronisch via PEPPOL te kunnen ontvangen. Dus ook al hoeft u niet per sé facturen voor uw klanten te maken, u moet aan de PEPPOL verplichting voldoen zodat uw leveranciers u kunnen factureren via PEPPOL en u hun facturen elektronisch kan ontvangen via PEPPOL. 

In het Belgische vennootschapsrecht is de microvennootschap een subcategorie van kleine vennootschappen met rechtspersoonlijkheid die per balansdatum maximaal één van de volgende criteria mag overschrijden:

• Gemiddeld aantal werknemers: maximaal 10 FTE,
• Jaaromzet (excl. btw): maximaal ongeveer 900.000 euro,
• Balanstotaal: ongeveer 450.000 euro.

Ook mag een microvennootschap in België geen dochter- of moedervennootschap zijn.

Een vzw kan als eveneens als micro-onderneming (micro-VZW) worden beschouwd, mits ze voldoet aan bepaalde omvangcriteria die vergelijkbaar zijn met die voor micro-vennootschappen, maar specifiek gelden voor verenigingen en stichtingen (V&S) zoals vzw's.  Een micro-VZW mag maximaal één van deze criteria overschrijden; als meer dan één criterium wordt overschreden, wordt ze als kleine of grote VZW geclassificeerd, afhankelijk van de overschrijdingen.

Dubbele boekhouding:

• Elke financiële verrichting wordt dubbel geregistreerd volgens het principe van debet en credit, in een compleet rekeningenstelsel.
• Hieruit volgt een jaarrekening (balans en resultatenrekening) die verplicht publiek wordt neergelegd bij de Nationale Bank.
• Dit systeem biedt een volledig en nauwkeurig overzicht van het financieel vermogen, de schulden en de resultaten van de onderneming.
• De dubbele boekhouding is complexer, maar noodzakelijk voor grotere en meer geformaliseerde ondernemingen

Enkelvoudige (vereenvoudigde) boekhouding:

• Dit systeem is eenvoudiger. Je houdt een overzicht bij van alle inkomsten en uitgaven, meestal via enkele dagboeken: kasboek, bankboek, aankoopboek en verkoopboek.
• Er is geen verplichting tot het dubbel registreren van elke transactie: elke verrichting wordt slechts één keer geregistreerd.
• Je hoeft geen jaarrekening (balans en resultatenrekening) neer te leggen bij de Nationale Bank van België.
• Deze vorm biedt minder detail en minder zicht op het vermogen van de onderneming, maar bespaart tijd en administratieve lasten

Wie mag een enkelvoudige boekhouding voeren?

• Enkelvoudige boekhouding is in België toegestaan voor:
  • Eenmanszaken
  • Vennootschappen onder firma (VOF)
  • Gewone commanditaire vennootschappen (CommV)
• Dit mag zolang hun jaaromzet onder de €500.000 (exclusief btw) blijft.
• Zodra deze ondernemingen die drempel overschrijden, moeten zij verplicht overstappen naar een dubbele boekhouding.
• Alle andere vennootschapsvormen zoals de BV (Besloten Vennootschap), NV (Naamloze Vennootschap) en CV (Coöperatieve Vennootschap), en bedrijven met een jaaromzet van meer dan €500.000 zijn altijd verplicht tot dubbele boekhouding, ongeacht hun omzet.

1. Beoordeel je huidige situatie

• Check je software: Controleer of je boekhoud- of facturatiesoftware reeds Peppol-ondersteuning biedt of compatibel is met het verzenden en ontvangen van gestructureerde e-facturen (Peppol BIS-formaat).
• Contacteer je softwareleverancier: Vraag expliciet na of je huidige oplossing voldoet aan de komende verplichting.

2. Kies een Peppol-dienstverlener of -portaal

• Kies een access point/provider: Je kunt een dienstverlener (Peppol Access Point) kiezen die je bedrijf aan het Peppol-netwerk koppelt. Dit kan via je bestaande softwareleverancier of een aparte specialist.

3. Registreer je op het Peppol-netwerk

• Registratie: Je onderneming moet geregistreerd zijn in het Peppol-register, meestal gebeurt dit automatisch via je Access Point-provider. Je KBO-nummer wordt hierbij gebruikt als identificatie.

4. Pas je interne processen aan

• Medewerkers informeren: Betrek je administratieve medewerkers of boekhouder bij de overgang en voorzie opleiding indien nodig.
• Workflow updaten: Pas je administratie en goedkeuringsflows zodanig aan dat inkomende en uitgaande facturen via Peppol verlopen.

5. Test uitwisseling en zorg voor tijdige implementatie

• Proefuitwisseling: Verstuur en ontvang tijdig testfacturen om praktische problemen op te sporen vóór de deadline.
• Plan ruim op tijd: Begin tijdig met de invoering zodat alles functioneert vóór 1 januari 2026.

PEPPOL subsidies? Ja! Kleine vennootschappen en zelfstandigen kunnen 120% kostenaftrek krijgen voor e-facturatiesoftware en advieskosten (geldig 2024-2027). Er is ook een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen vanaf 2025. Dit betekent aanzienlijke besparingen bij de overstap naar PEPPOL.

Een kleine vennootschap in België is een vennootschap met rechtspersoonlijkheid die op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar maximaal één van de drie volgende criteria overschrijdt:

• Jaargemiddelde personeelsbestand: maximaal 50 voltijds equivalenten,
• Jaaromzet (excl. btw): maximaal €11.250.000,
• Balanstotaal: maximaal €6.000.000.

Als de vennootschap meer dan één van deze criteria overschrijdt of niet meer voldoet, moet dit zich gedurende twee opeenvolgende boekjaren voordoen voordat dit gevolgen heeft voor de classificatie (= consistentiebeginsel).

120% Kostenaftrek voor e-facturatiesoftware en advieskosten:

De 120% kostenaftrek betekent dat zelfstandigen, vrije beroepers en kleine vennootschappen in België tijdelijk méér dan het bedrag dat ze effectief uitgeven aan e-facturatiesoftware en bijhorende advieskosten mogen inbrengen als beroepskost in hun belastingaangifte.

Wat houdt dit concreet in?

• Voor elke €1.000 die je investeert in erkende e-facturatiesoftware of advies rond e-facturatie, mag je €1.200 fiscaal in mindering brengen van je belastbare winst.
• Dit geldt voor software die elektronische facturen volgens de Peppol-standaard (of vergelijkbaar) kan aanmaken, versturen en ontvangen, evenals voor facturatieadvies dat noodzakelijk is om de verplichting na te leven.
• De regeling is tijdelijk: de uitgaven moeten gebeuren tussen 1 januari 2024 en eind 2027 (aanslagjaren 2025 tot 2028).
• Niet alleen de softwareaankoop, maar ook abonnementen, huur en advies of implementatiekosten vallen onder deze verhoogde aftrekbaarheid.

Hoe pas je dit toe?

1. Bewijs de uitgave: Verzamel je aankoopfacturen en eventuele contracten rond de e-facturatiesoftware of het advies.
2. Breng de kost fiscaal in: Boek het volledige bedrag op de rekening "e-facturering" of "advies e-facturatie".
3. Pas het correct percentage toe: In je aangifte personenbelasting of vennootschapsbelasting mag je het bedrag verhogen tot 120%.
4. Verplichte bewijsvoering: Hou de bewijsstukken bij voor een eventuele fiscale controle.

Verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen vanaf 2025:

De verhoogde investeringsaftrek van 20% is een afzonderlijke fiscale stimulans die geldt voor investeringen in digitale vaste activa.

Wat betekent deze maatregel?

• Kleine vennootschappen en eenmanszaken kunnen vanaf 2025 eenmalig 20% van het investeringsbedrag van digitale systemen (zoals e-facturatiesoftware, kassasystemen, CRM, beveiligingssystemen) extra aftrekken van hun belastbare winst.
• Het gaat om nieuwe, afschrijfbare digitale vaste activa (geen huur of operationele kosten zoals bij de 120%-aftrek).
• De investeringsaftrek komt bovenop de gewone afschrijvingen.
• De maatregel is enkel voor natuurlijke personen (zelfstandigen) of vennootschappen die als "klein" worden erkend volgens Belgische wetgeving.

Hoe werkt de investeringsaftrek praktisch?

1. Investeer in nieuwe digitale activa (aankoopdatum na 1 januari 2025).
2. Dien het juiste formulier in samen met je belastingaangifte en geef aan voor welk bedrag je de investeringsaftrek toepast. Voor sommige categorieën is een attest vereist.
3. Bereken het voordeel: Als je €10.000 investeert in een nieuw kassasysteem, mag je naast de jaarlijkse afschrijvingen nog eens €2.000 extra (20%) van je belastbare winst aftrekken in hetzelfde jaar.

Niet-naleving leidt tot boetes: €1.500 (1e overtreding), €3.000 (2e overtreding), €5.000 (3e+ overtredingen). 

Als je vanaf 1 januari 2026 niet voldoet aan de verplichtingen rond elektronische facturatie via PEPPOL in België, riskeer je ernstige boetes:

• Eerste overtreding: €1.500
• Tweede overtreding: €3.000
• Derde en elke volgende overtreding: €5.000

Daarnaast: geweigerde facturen, verlies BTW-aftrekrecht voor klanten, vertraagde betalingen, mogelijk verlies overheidsopdrachten, en schade aan zakelijke relaties.

Tussen twee overtredingen geldt een gratieperiode van drie maanden: stel dat je in gebreke blijft na de eerste overtreding en de volgende vaststelling gebeurt minstens drie maanden later, dan tellen de boetes op. Dit geldt niet alleen voor het niet correct verzenden, maar ook voor het niet kunnen ontvangen van gestructureerde e-facturen via PEPPOL.

De Belgische fiscus kan deze boetes per kwartaal opleggen zolang je niet in orde bent, en de verplichting geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen, ongeacht grootte of sector.

Belangrijk detail: Boetes gelden ook voor structurele non-compliance, bijvoorbeeld als je bedrijf technisch niet is aangesloten op het PEPPOL-netwerk of je software geen conform formaat ondersteunt. Inhoudelijke fouten (bv. een verkeerd gestructureerde e-factuur, verkeerde afronding van btw) kunnen onder bestaande btw-sancties vallen en eveneens tot (aanvullende) geldboetes leiden.

Periodes waarin je in gebreke blijft en verschillende fouten kunnen dus leiden tot meerdere boetes.